Програмні рішення для формування бюджету підприємства

Інтерес до систем бюджетування та фінансового планування останнім часом значно виріс. Всього 2 роки тому було проблематично знайти інформацію про спеціалізованих системах бюджетування – надто мало було пропозицій на російському ринку. В даний час автору вдалося відшукати відомості про більш ніж 30 системах бюджетування в російських ресурсах мережі Інтернет. Представлені на ринку системи бюджетування як іноземного, так і вітчизняного виробництва, різноманітні за своєю побудовою, застосовуваним інформаційних технологій, глибині опрацювання функціональності і орієнтації на сферу діяльності і розмір підприємства. Не дивно, що багатьом потенційним користувачам складно розібратися, яка саме система бюджетування найбільш підходить їм з усіх систем, представлених на ринку.

Головний сенс бюджетування зводиться до підвищення фінансово-економічної ефективності та фінансової стійкості підприємства шляхом координації зусиль всіх підрозділів на досягнення кінцевого, кількісно певного результату.

За останні роки спеціалізовані системи бюджетування набули широкого поширення і в даний час розглядаються як окремий клас автоматизованих систем.

 

 

 

 

 

 

Під бюджетуванням розуміється вся сукупність управлінських процесів, що забезпечують життєвий цикл бюджету. У це поняття входить розробка бюджету (включаючи погодження та затвердження), контроль його виконання (оцінка відповідності плану і факту), а також аналіз причин відхилень фактичних даних від планових. Таким чином, бюджетування включає в себе два основні елементи – планування і контроль.

Що стосується системи бюджетування, то тут потрібні деякі коментарі. Справа в тому, що цей термін часто вживають у вузькому сенсі, маючи на увазі певну методику або відповідну комп’ютерну програму. При постановці та впровадженні системи бюджетування не завжди приділяють належну увагу, мабуть, найголовнішого елементу будь-якої системи управління – людині, що приймає рішення. Крім того, важливу роль відіграють і організаційні принципи (бізнес-процеси), в рамках яких взаємодіють люди та інформаційні системи. Строго кажучи, система бюджетування – це комплексне поняття, яке включає в себе відразу кілька елементів: методологію, персонал, інформаційну систему, а також відповідні бізнес-процеси [1].

Бюджетна система компанії – сукупність процесів / функцій, компонент бюджетування та бюджетних регламентів, які визначають послідовність, правила, терміни і відповідальних за розрахунки бюджетів, формування звітів, аналіз виконання бюджетів та прийняття рішень.

Процеси / функції бюджетування – відокремлені стійкі види діяльності, пов’язані з плануванням, обліком, аналізом і контролем фінансово-економічних показників діяльності компанії.

Компоненти бюджетування – складається з двох розділів: об’єкти компанії, за якими ведеться бюджетування і сукупність планів та звітів системи бюджетування.

Об’єкти бюджетування – об’єкти компанії, за якими ведеться планування, облік, аналіз і контроль виконання бюджетів

Впровадження системи бюджетування дозволяє підприємству:

— складати реальні прогнози фінансово-господарської діяльності

— вчасно виявляти найбільш вузькі місця в управлінні підприємством, використовуючи інструменти багатоваріантного аналізу

— швидко підрахувати економічні наслідки при можливих відхиленнях від наміченого плану за допомогою фінансових моделей і прийняти ефективне управлінське рішення

— скоординувати роботу структурних підрозділів і служб на досягнення поставленої мети

— підвищити керованість компанії за рахунок оперативного відстеження відхилень факту від плану і своєчасного прийняття рішень.

Очікувані результати після впровадження бюджетування: впровадження процедур регулярного фінансового планування і контролю над виконанням бюджету; навчання фахівців фінансових служб методикам фінансового планування та аналізу; складання річного бюджету підприємства; поліпшення керованості компанії за рахунок наділення повноваженнями, встановлення відповідальності менеджерів компанії та вдосконалення оргструктури; поліпшення фінансових показників роботи компанії за рахунок вдосконалення системи фінансового планування і контролю [3].

Будучи комплексним управлінським процесом, бюджетування робить настільки комплексний вплив на діяльність апарату управління. Серед основних функцій системи бюджетування можна виділити наступні: планування та координація; прийняття рішень і делегування повноважень; оцінка діяльності; оцінка та переоцінка тенденцій; взаємодія та мотивація персоналу; контроль і аналіз [9].

Функції бюджетування дуже різноманітні і досить складні, як з точки зору обсягу обробки інформації, так і з точки зору методологи. Сьогодні мало у кого виникають сумніви в тому, що ці функції можуть бути забезпечені тільки за допомогою сучасних інформаційних технологій. Але технологія технології – ворожнечу, і цілком природно, що різні «електронні» інструменти бюджетування забезпечують різний рівень якості інформації.

Часто для цілей бюджетування використовуються звичайні електронні таблиці. Це один з найбільш простих, доступних і популярних інструментів. Електронні таблиці незамінні для малого бізнесу; вони також можуть принести користь і на більш великих підприємствах, які тільки починають будувати свою систему бюджетування. Однак, у міру залучення в цей процес все нових і нових підрозділів, ускладнення методології та зростання обсягу даних, електронні таблиці (як інструмент бюджетування) швидко досягають межі своїх функціональних можливостей. Крім того, електронні таблиці не автоматизують процес взаємодії різних підрозділів при формуванні бюджету, що збільшує період підготовки планів (окремі великі компанії починають складання бюджету на наступний рік вже в липні) [2].

Ще одна категорія систем, використовуваних для бюджетування – корпоративні системи управління (ERP-системи). Такі системи називають транзакційними, оскільки їх основне призначення – планування, облік і обробка операцій. У той же час навіть самі розробники ERP-систем визнають, що їх системи не забезпечують виконання абсолютно всіх функцій управління, тому для окремих, більш детальних і специфічних завдань (в тому числі і для бюджетування) рекомендується використання спеціалізованих програмних продуктів, в якості «надбудови »над корпоративною системою управління.

Функціональність спеціалізованого програмного забезпечення дозволяє повністю подолати обмеженість корпоративних систем, оскільки воно спочатку розроблялася для задач бюджетування. Такий програмний продукт містить всю необхідну для бюджетування функціональність, у тому числі спеціальну. До спеціальних функцій програмних продуктів бюджетування, зокрема, відносяться: ведення аналітичних напрямків і класифікаторів, опис фінансової структури і принципів взаємодії, розрахунок показників діяльності, аналіз відхилень та інші. Причому реальна працездатність всіх цих функцій підтверджується досвідом численних підприємств – користувачів такої системи. Використовуючи спеціалізовану систему бюджетування, фінансовий менеджер може не побоюватися того, що рано чи пізно він зіткнеться з проблемами, вирішення яких система не зможе забезпечити [4].

Крім того, спеціалізована система бюджетування досить легко інтегрується з іншими системами управління, у тому числі з системами класу ERP. Адже саме ERP-система оперує внутрішніми даними відділів і департаментів і, таким чином, виконує роль постачальника інформації для системи бюджетування. Для забезпечення такої інтеграції існують різні способи. Наприклад, крім «традиційних» способів (імпорт / експорт через текстові файли, електронні таблиці, вбудований ODBC-драйвер), можна організувати «безшовну» інтеграцію з ERP-системами за допомогою спеціального пакета (через спеціальні адаптери).

Як показує досвід провідних міжнародних компаній, поєднання спеціалізованої системи бюджетування з корпоративною системою класу ERP, є найкращим рішенням, що забезпечує весь комплекс функцій бюджетування, таких необхідних для повноцінного управління сучасним підприємством [1].

При впровадженні та застосуванні на підприємствах бюджетування зазвичай виникає запитання, коли здійснювати його автоматизацію. Оптимальним варіантом є системна автоматизація бюджетування вже після відпрацювання методики, методології бюджетування, вибору форм основних, допоміжних та спеціальних бюджетів, кошторисів, розроблення моделі консолідування бюджетних показників, відпрацювання каналів оперативної передачі фінансової інформації та здійснення декількох циклів розроблення, аналізу та корегування бюджетів.

Водночас повноцінне бюджетування неможливе без автоматизації цієї управлінської технології, тому що здійснити оперативний збір, оброблення і консолідування фактичних даних без автоматизації практично неможливо.

Типовий проект автоматизації бюджетування на підприємстві охоплює такі етапи:

1. Аналіз вимог з автоматизації бюджетування та вивчення пропозицій на ринку.
2. Проектування бюджетної системи та створення необхідної технічної «архітектури».
3. Вибір, встановлення, налагодження та тестування програмної продукції.
4. Навчання користувачів.
5. Впровадження в експлуатацію, підтримка та супровід проекту.

Розглянемо кожний із етапів докладніше [2].

Аналіз вимог з автоматизації бюджетування передбачає вибір такої автоматизованої бюджетної системи, яка б відповідала галузі діяльності, особливостям побудови орга-нізаційної структури управління, дозволяла б швидко акумулювати необхідні дані відповідно до управлінських цілей та забезпечувала високий рівень їх достовірності. Тобто основними вимогами до автоматизації бюджетування є:

— відповідність фінансовим можливостям підприємства;

— адаптивність автоматизованої системи бюджетування;

— забезпечення багатоваріантності бюджетування на гнучких засадах;

— швидкість навчання користувачів та можливість внесення змін;

— комплексне охоплення усієї інформації;

— прозорість взаємозв’язків між різними модулями програмної продукції;

— наявність консультативної допомоги користувачам;

— пристосування до будь-якої організаційної структури управління тощо.

Наприклад, І.Пікан вважає, що комп’ютерні програми для цілей бюджетування повинні дозволяти:

— формувати необхідний набір показників управління при мінімальній вартості програмного забезпечення;

— формувати необхідні макети бюджетних форм;

— інтегрування з іншими програмами;

— одночасно працювати в мережі великій кількості користувачів [1].

Проектування бюджетної системи та створення необхідної технічної «архітектури» передбачає вибір параметрів та характеристику майбутньої автоматизованої бюджетної системи, а також визначення складу технічних засобів (комп’ютерів, серверів, передавальних пристроїв, операційних систем тощо), необхідних для функціонування бюджетної системи.

Етап вибору, встановлення, налагодження та тестування програмної продукції є найбільш складним та відповідальним: він часто визначає ефективність автоматизації бюджетування. Для автоматизації бюджетування у великих корпораціях та холдингових компаніях часто використовують програмну продукцію, що належить до певного класу інтегрованих систем управління (ІСУ). Фахівці згруповують ІСУ у такі основні класи:

— MRP (Manufacturing Require-ments Planning) передбачає управ-ління лише виробництвом;

— MRP II (Manufacturing Resource Planning) включає бізнес-планування, планування попиту, реалізації, виробництва, потреби у матеріальних ресурсах, виробничих потужностях,

управління замовленнями клієнтів, оцінку виконання тощо;

— ERP (Enterprise Resource Planning) передбачає управління усі-ма різновидами ресурсів підприємства, включаючи моделювання, різноманітні аналітичні інструменти, оптимізацію прийняття управлінських рішень (цей стандарт трансформував систему MRP II та поповнився такими функціональними модулями, як прогнозування попиту, управління проектами, витратами, складами, опрацюванням технологічної інформації тощо);

— ERP II (Enterprise Resource and Relationship Planning) створює можливості для управління (на противагу попереднім системам) зовнішніми відносинами підприємства із постачальниками, замовниками, партнерами тощо;

— S-MES (Standartised Manufac-turing Executions System) забезпечує контролювання стану і розподілу ресурсів, диспетчеризацію виробничих процесів, збір і обробку даних, управління виробничими процесами, планування і супровід виробництва, управління якістю продукції, аналіз продуктивності, складання графіків робіт, формування системи документообігу, управління персоналом, управлін-ня виробничими фондами тощо [5].

Усі інтегровані управлінські системи дозволяють упорядкувати виробничі процеси, мінімізувати часові втрати на всіх операціях, знизити брак, відпрацювати документообіг тощо. Але системи таких класів є надзвичайно дорогими, характеризуються низьким рівнем адаптивності, тривалістю впровадження, налагодження та тестування, складністю навчання користувачів. Найбільш відомими системами автоматизації бюджетування, які розробляються у високорозвинутих країнах на основі відповідних класів інтегрованих управлінських систем, є SAP/R3, BAAN IV, IFS та інші. Наприклад, SAP/R3 – найвідоміший програмний продукт німецького виробництва класу ERP. Ця програма може підлягати будь-яким модифікаціям та змінам. Для цього необхідні великі фінансові витрати, а також ретельне відпрацювання усіх регламентів та процедур для забезпечення їх сумісності з іншими модулями. Мова фактично йде про докорінну перебудову усіх сфер діяльності підприємства – від системи документообігу до системи обліку відповідно до західних вимог, що зазвичай не кореспондується із національним законодавством. Отже, перевагами таких систем є можливість застосування у великій, територіально диверсифікованій організації, надійність, широкий спектр функцій, урахування усіх сфер функціонування організації. Але очевидні і їхні недоліки при застосуванні на вітчизняних підприємствах: складність у галузевій та ринковій адаптації, надлишковий аналітичний інструментарій, висока вартість (наприклад, середня вартість проекту впровадження, включаючи вартість ліцензії, технологічний консалтинг та підтримку, становить від $40 тис. до $1200 тис.). Такі системи, як правило, доступні лише для великих фінансово могутніх підприємств та об’єднань [8].

Конкурентами таких систем є розробки російських програмістів, спеціалізовані програмні продукти яких за функціональними характеристиками та технологічним рівнем цілком задовільні.

Значної популярності на російському ринку зажив фінансовий органайзер серії «Тор-Консультант». Він поєднує управлінську технологію з повним набором оперативного управління, інструкцій та коментарів із розроблення та застосування конкретних бюджетних форм та комп’ютерні програми, що дозволяють не лише автоматизувати усі розрахунки з бюджетування, але за необхідності і змоделювати адаптовану бюджетну схему для підприємств різних галузей діяльності.

На російському та українському ринках найбільш прогресивні управлінські системи, які застосовуються також і у сфері бюджетування, пропонує корпорація «Галактика». Наприклад, система «Галактика», що формується на засадах концепції MRP II, передбачає: планування для масового, серійного, індивідуального виробництва при складанні на замовлення, виготовленні на замовлення і на склад; єдиний механізм планування збуту, виробництва і постачання; довготермінове і оперативне планування; консолідацію і декомпозицію планів; реєстрацію фактів виконання за товаросупровідними документами; автоматичне порівняння планових і фактичних показників з розрахунком відхилень; планування у довільній структурі часових періодів; відображення планів у різних напрямах; наскрізне перепланування при зміні попиту чи стану виробництва. Ця система містить модуль «Управління бюджетом», призначений для автоматичного формування планових і фактичних показників бюджетів на основі первинної виробничо-господарської та бухгалтерської документації [6]. Бюджетування в системі «Галактика» забезпечує виконання таких завдань:

— автоматичну побудову консолідованих бюджетів для будь-якої складної організаційної структури управління підприємства (від холдингової структури до структури відділів та підрозділів);

— автоматизацію процедури узгодження бюджетів і зберігання даних на усіх етапах узгодження;

— забезпечення гнучкості бюджетування, що створює можливості для формування та аналізу різних варіантів бюджетів;

— гнучке налаштування аналітичних ознак статей та їх візуального зображення у типових формах бюджетів;

— гнучке налаштування відображення форм бюджетів для кожного підрозділу;

— формування планових показників бюджетів за оперативними планами (наприклад, формування бюджету на основі календарних планів договорів);

— формування фактичних показників бюджету в автоматичному режимі на основі оперативних і бухгалтерських даних;

— можливість одночасно агрегувати бюджет за різними об’єктами (функціональними сферами, підрозділами тощо), забезпечуючи таким чином наскрізне матричне бюджетування [6].

Корпорація «Галактика» пропонує адаптовані програмні системи відповідно до сфер та видів діяльності. Галузеву систему «Галактика» для харчової галузі використовують Nemiroff, «Київський міський молокозавод №3», «Союз Віктан» та інші; для будівельної галузі – «АЙ БІ Україна», «Лісбуд», «Алюмпласт-Львів», ВАТ «Івано-Франківськцемент» тощо. Спеціалізовані галузеві системи також розроблені для гірничо-металургійного комплексу, хімічної та фармацевтичної галузей, нафтогазового комплексу, лісопереробної та целюлозно-паперової промисловості, торгівлі, зв’язку, транспорту, страхових підприємств та спеціалізованих державних структур (митних, податкових, судових і правоохоронних органів).

Крім цього, на вітчизняному ринку пропонує свої спеціалізовані пакети прикладних програм компанія «Диск», а саме: «ДИСК: універсальна облікова система + ФП + ПП». У ньому реалізовано бюджетування (створення бюджетів для окремих підрозділів і всього підприємства, контроль за виконанням бюджетів). Клієнтами компанії є підприємства, які працюють у різних сферах національної економіки: «Енран-Телеком», «Сапсан», мережа магазинів «Роксолана», українське представництво «Віссман», СП «Свема-Драгоні», ЗАТ «Львівський жиркомбінат», ВАТ «Шкіряник» та інші.

ТзОВ «Програмні системи розвитку» є розробником програмних продуктів та технологічних рішень родини «Менеджер» («Менеджер-Олігарх», «Менеджер-Інвестор», «Менеджер-Стратег», «Менеджер-Гроші», «Менеджер-Фінанси» та інші), які також включають модулі бюджетування у відповідних сферах [5].

НПП «Інформаційні технології», провідний український розробник корпоративних інформаційних систем для великих та середніх промислових підприємств, пропонує на ринку повнофункціональну ERP, MRP II систему «ІТ – Підприємство», яка створює умови для комплексної автоматизації діяльності усіх служб промислового підприємства. Вона містить модуль «Фінансове та техніко-економічне планування», який охоплює:

— бюджетування: бюджет доходів та витрат (бюджети підрозділів, підприємства, видів діяльності), бюджет руху грошових коштів, контроль бюджетів при виписуванні документів, автоматичний розрахунок фактичних бюджетів;

— платіжний календар;

— фінансовий аналіз: фінансові коефіцієнти (ліквідності, платоспроможності, фінансової стійкості, ділової активності), табличний та графічний аналіз;

— техніко-економічне планування: багатоваріантні розрахунки собівартості та цін на продукцію, планування собівартості випуску, багаторівневе калькулювання, розрахунок точки беззбитковості, аналіз обсягів та номенклатури, гнучке налагодження методик калькулювання тощо [9].

Розроблено галузеві версії системи «ІТ – Підприємство» для підприємств машинобудівної та приладобудівної галузей (ВАТ «Завод Київпродмаш», ВАТ «Кременчуцький колісний завод», ВАТ «Вінницький завод тракторних агрегатів», Луганський машинобудівний завод ім. А.Я. Пархоменка), суднобудування (ВАТ «Завод «Ленінська кузня», Феодосійська суднобудівна компанія «Море», Іллічівський судноремонтний завод), хімічної промисловості (ВАТ «Хімволокно», ВАТ «Демітекс», По-ліграфічний комбінат «Україна»), металургії (ЗАТ «Нікопольський завод безшовних труб «Ніко Тьюб», ВАТ «Єнакіївський металургійний завод», ВАТ «Український графіт»), кабельної промисловості (ВАТ «Завод «Чувашкабель», ВАТ «Завод «Саранськкабель», ВАТ «Завод «Курськабель»), харчової промисловості (ЗАТ «Житомирські ласощі», фабрика «Світязь», ВАТ «Одесавинпром») тощо.

Для ефективного застосування бюджетування, забезпечення оптимального співвідношення «витрати-вигоди» необхідно починати не із закупівлі дорогого програмного та технічного забезпечення, а зі створення власної спеціалізованої програми із застосуванням можливостей табличного процесора Microsoft Excel (для автоматизації розрахунків) та Microsoft Access (для формування баз даних первинної документації, збору та оброблення даних управлінського обліку) [7].

Після вибору програмної продукції, її встановлення, налагодження та тестування, а інколи і паралельно, відбувається навчання користувачів роботи з новою програмою. На цьому етапі необхідно враховувати, що якісне та висококваліфіковане навчання є дорогим та вимагає відповідної попередньої підготовки працівників (наприклад, вивчення основ бухгалтерського обліку, фінансів та економіки підприємства). Бажано, щоб працівники брали участь і в розробленні програмної продукції, чітко уявляли взаємозв’язки між її елементами та модель консолідування бюджетних показників. Це значно полегшить їх навчання та забезпечуватиме високоякісну підготовку.

Впровадження в експлуатацію проекту автоматизації бюджетування є найбільш складним та трудомістким етапом, оскільки зумовлює зростання навантаження на працівників, часто викликає опір з їх боку, супроводжується численними помилками та незадоволенням керівництва тощо.

Підтримка та супровід проекту передбачає необхідне доопрацювання програмного продукту, його підтримку у належному стані, обслуговування, переналагодження, консультування тощо.

На вітчизняному ринку основною проблемою автоматизації бюджетування є те, що програмна продукція безпосередньо пов’язана з бухгалтерським обліком, а бюджетування, як відомо, базується на даних управлінського обліку. Найбільш перспективним вирішенням цієї проблеми є поєднання бухгалтерських програм та програм бюджетування з єдиною базою первинної документації відповідно до організаційних цілей [5].

 

 

За останні роки, спеціалізовані системи бюджетування набули широкого поширення і в даний час розглядаються як окремий клас автоматизованих інформаційних систем.

Представлені на ринку системи бюджетування різноманітні за своєю структурою, застосовуваним інформаційним технологіям і орієнтації на сферу діяльності підприємства.

Автоматизовані системи бюджетування дозволяють на підставі первинної планової і фактичної фінансової інформації виконувати наступні функції бюджетного управління:

1. Формувати бюджет підприємства;
2. Збирати інформацію по виконанню бюджету;
3. Збирати інформацію по процесу бюджетного управління;
4. Здійснювати контроль бюджетів підрозділів підприємства і оперативно управляти ними;
5. Аналізувати і коригувати процес бюджетного управління.

Бюджет підприємства формується на основі бюджетів підрозділів, а вони, у свою чергу, враховують бюджети центрів витрат і центрів прибутку.

Так само в даній моделі докладно описаний процес аналізу, погодження та затвердження бюджету на всіх рівнях керівництва.

В результаті впровадження технології бюджетування підприємства мають змогу отримати ефективний засіб для планування грошових коштів, виявлення фінансових резервів, оцінки ефективності діяльності структурних підрозділів та вирішення багатьох інших фінансово – економічних завдань. Кінцева ж мета даного дипломного проекту – зробити економічний розвиток підприємства керованим, а всі процеси, пов’язані з фінансами і бюджетом – прозорими для керівника [6].

 

 

Білик М.Д. Бюджетування у системі фінансового планування //Фінанси України. – 2003. – №3. – С. 97-109.

2. Беляев Ю. Как оценить экономическую эффективность внедрения системы бюджетирование // Справочник экономиста, 2007. – № 4 апрель. – С. 64-66.
3. Василенко В.О. Антикризове управління підприємством: Навч. посібник для студ. вищ. навч. закл. – К.:ЦУЛ,2003. – 504 с.
4. Карабанов Б.М., Боровко П.С., Глухов Е.В., Бреслав Е.П. «Бюджетирование: шаг за шагом». – Питер. – 2006. – 448 с. www.zgia.zp.ua © Ткаченко А.М., 2012 15
5. Кузьмін О. Автоматизація бюджетування на підприємстві // Податкове планування. – 2006. – № 5.- С.35-41
6. Мамрак О.Н. Бюджетирование как прогрессивный способ повышения эффективности работы предприятия // Економіка. Фінанси. Право. – 2003. – №8. – С. 17-19.
7. Онищенко С.В. Упровадження бюджетування на вітчизняних підприємствах // Фінанси України. – 2003. – № 4. – С. 45-50
8. Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов В.В. Внутрифирменное бюджетирование: Настольная книга по построению финансового планирования. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 400 с.
9. Царев В.В. Внутрифирменное планирование. – Сб.: Питер, 2002.- 496с.